{"id":64577,"date":"2024-01-25T23:15:54","date_gmt":"2024-01-25T23:15:54","guid":{"rendered":"https:\/\/explore.local\/blog-archive\/licitacion-de-tecnologia-de-aprendizaje-los-3-pasos-del-proceso-ideal\/"},"modified":"2026-03-29T06:52:13","modified_gmt":"2026-03-29T06:52:13","slug":"licitacion-de-tecnologia-de-aprendizaje-los-3-pasos-del-proceso-ideal","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/degreed.com\/experience\/es-419\/blog\/licitacion-de-tecnologia-de-aprendizaje-los-3-pasos-del-proceso-ideal\/","title":{"rendered":"Licitaci\u00f3n de tecnolog\u00eda de aprendizaje: los 3\u00a0pasos del proceso ideal"},"content":{"rendered":"\n

As\u00ed que est\u00e1s pensando en comprar nueva tecnolog\u00eda de aprendizaje.<\/p>\n\n\n\n

\u00a1Qu\u00e9 bueno! Pero ten cuidado. <\/p>\n\n\n\n

Antes de pasar la tarjeta de cr\u00e9dito de la empresa, s\u00e9 prudente y f\u00edjate bien en qu\u00e9 te est\u00e1s metiendo. Casi seguro est\u00e1s por iniciar un proceso de licitaci\u00f3n o adquisici\u00f3n, que normalmente implica una solicitud de informaci\u00f3n (RFI), una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de presupuesto (RFQ), que se conocen colectivamente como RFX.<\/p>\n\n\n\n

Si el proceso de licitaci\u00f3n no se lleva adelante con cuidado, podr\u00eda causar importantes retrasos en tu cronograma o hasta frenar en seco tu proyecto.<\/p>\n\n\n\n

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El proceso de RFX: un desaf\u00edo que vale la pena<\/h2>\n\n\n\n

El proceso de licitaci\u00f3n es obligatorio para hacer compras importantes en muchas empresas. Cuando se interpone entre t\u00fa y la soluci\u00f3n de aprendizaje ideal, puede resultar molesto o hasta sumamente desalentador.<\/p>\n\n\n\n

El proceso de licitaci\u00f3n es demandante. Sin embargo, si lo haces bien, tambi\u00e9n es una herramienta fundamental que vale la pena el esfuerzo. Cuando se lleva adelante de la manera correcta, puede ahorrar trabajo y evitar que la organizaci\u00f3n se atasque con una herramienta que no hace lo que deber\u00eda: contribuir al crecimiento del personal para impulsar los objetivos prioritarios de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\u201cTodo proceso de investigaci\u00f3n comienza con una hip\u00f3tesis y lo mismo se aplica a la compra o adquisici\u00f3n de nueva tecnolog\u00eda de aprendizaje\u201d, explica Dan Carlson, l\u00edder s\u00e9nior de Estad\u00edsticas del Ecosistema, Marketing y Comunicaciones en Degreed. Antes de incorporarse a la empresa, Dan se desempe\u00f1\u00f3 como consultor y l\u00edder de soluciones tecnol\u00f3gicas, puestos en los que estuvo a cargo de redactar y revisar numerosas RFX. \u201cUn proceso de licitaci\u00f3n formal que comience con un proceso de RFX exhaustivo y sistem\u00e1tico es una de las mejores herramientas que tienes para validar tu hip\u00f3tesis y definir tus necesidades (y diferenciarlas de tus deseos), metas y resultados, y determinar qu\u00e9 proveedor ser\u00e1 tu mejor partner para conseguir lo que buscas\u201d.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo puedes aprovechar al m\u00e1ximo el proceso de licitaci\u00f3n y adaptarlo a tus necesidades? Durante el proceso, es fundamental asegurarse de que t\u00fa y tu equipo pongan el foco en lo que realmente les importa a ti y a tu empresa. Esto implica concebir el proceso como algo que va m\u00e1s all\u00e1 del ejercicio de tildar \u00edtems en una lista de caracter\u00edsticas de productos o requisitos de cumplimiento. Exploremos los tres pasos clave para adaptar el proceso de licitaci\u00f3n de una nueva soluci\u00f3n de tecnolog\u00eda de aprendizaje seg\u00fan tus necesidades y<\/em> las de tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Paso 1: prep\u00e1rate.<\/h2>\n\n\n\n

A menos que a\u00fan sigas explorando el mercado para conocer mejor a los proveedores de tecnolog\u00eda de aprendizaje y lo que ofrecen, en este punto ya deber\u00edas tener la certeza de que has identificado al grupo correcto de proveedores a contactar.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfEsto significa que la empresa ya est\u00e1 lista para comprar? Para nada, todav\u00eda tienes trabajo que hacer. Pero has avanzado y, sin dudas, est\u00e1s en condiciones de enfocarte en los detalles importantes.<\/p>\n\n\n\n

Tu caso de negocio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Es fundamental que establezcas un caso de negocio s\u00f3lido para la compra de la soluci\u00f3n de aprendizaje que destaque tus objetivos y exponga el valor que esta aportar\u00e1 a la empresa, ya que, de esta manera, te asegurar\u00e1s de que todos los interesados dentro de la organizaci\u00f3n est\u00e9n de acuerdo. Esto tambi\u00e9n ser\u00e1 indispensable para ayudarte a encontrar<\/em> la soluci\u00f3n ideal.<\/p>\n\n\n\n

En tu caso de negocio, describe las metas que coinciden con los objetivos y resultados clave (OKR) de la empresa, adem\u00e1s de los beneficios espec\u00edficos y exclusivos que prev\u00e9s que se obtendr\u00e1n, por ejemplo, las deficiencias actuales que se subsanar\u00e1n con la soluci\u00f3n o c\u00f3mo esta aumentar\u00e1 la eficiencia. Mientras m\u00e1s indicadores clave del desempe\u00f1o (KPI) se favorezcan, mejor. M\u00e1s adelante, podr\u00e1s incorporar estos KPI a la licitaci\u00f3n, lo que te permitir\u00e1 descubrir las formas en que los distintos proveedores que compitan podr\u00edan contribuir a que t\u00fa y tu empresa alcancen el \u00e9xito.<\/p>\n\n\n\n

El prop\u00f3sito de esto es obtener la aprobaci\u00f3n de todos los interesados dentro de la empresa para que, una vez que eval\u00faes a los proveedores, puedas pasar sin problemas a la fase de contrataci\u00f3n e implementaci\u00f3n, sin obst\u00e1culos internos.<\/p>\n\n\n\n

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Tu presupuesto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

El costo y tu capacidad de inversi\u00f3n ser\u00e1n determinantes en las decisiones que tomes al final del proceso de licitaci\u00f3n. Esa es la realidad.<\/p>\n\n\n\n

Ya tienes tu caso de negocio, as\u00ed que es momento de conseguir la aprobaci\u00f3n del presupuesto. Iniciar la licitaci\u00f3n antes de definir el presupuesto y encontrarte con que tu caso de negocio no es tan robusto como cre\u00edas o con que los decisores internos clave le ponen trabas a tu proyecto, puede ser sumamente frustrante y contraproducente. Somos proveedores y lo vemos todo el tiempo: despu\u00e9s de cientos de horas de trabajo con un posible cliente, resulta que el presupuesto no le es conveniente.<\/p>\n\n\n\n

Al elaborar tu presupuesto, ten en cuenta los costos de licenciamiento que te pasen los proveedores. As\u00ed podr\u00e1s calcular cu\u00e1nto dinero podr\u00edas<\/em> necesitar. Haz part\u00edcipes de este proceso a los principales grupos de interesados internos, como TI, RR. HH. y los altos ejecutivos.<\/p>\n\n\n\n

Tus objetivos priorizados<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Revisa los objetivos de tu caso de negocio y ord\u00e9nalos por prioridad. Ponte detallista y clasifica las caracter\u00edsticas (por ejemplo, capacidades de evaluaci\u00f3n<\/em> o una taxonom\u00eda de habilidades integrada<\/em>), los requisitos (como las ubicaciones de alojamiento de datos<\/em> o los m\u00e9todos de integraci\u00f3n<\/em>) y los servicios (como la asistencia para la implementaci\u00f3n<\/em> o la atenci\u00f3n al cliente<\/em>). Estos son tus \u201crequisitos indispensables\u201d. Recuerda considerar, adem\u00e1s, los requisitos de cumplimiento de toda la organizaci\u00f3n, que exceden a tu proyecto individual (por ejemplo, los objetivos de sustentabilidad<\/em> o las obligaciones contractuales<\/em>).<\/p>\n\n\n\n

Cuando hayas terminado de armar tu lista de prioridades, d\u00e9jala a mano. Puede servirte para inspirar los criterios de aprobaci\u00f3n cuando llegue el momento de redactar las solicitudes.<\/p>\n\n\n\n

Vas a ver que muchos proveedores intentar\u00e1n venderte cosas que sinceramente no quer\u00edas o no necesitabas antes de iniciar el proceso de licitaci\u00f3n. Evita caer en la tentaci\u00f3n de comparar las caracter\u00edsticas de uno u otro y conc\u00e9ntrate en determinar cu\u00e1les son los elementos de una soluci\u00f3n que realmente har\u00e1n lucir a tu proyecto frente a los usuarios finales y tu empresa. Un buen consejo<\/em>: usa la lista de prioridades como referencia para medir la efectividad de la tecnolog\u00eda tras la implementaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Queremos ayudarte a encontrar el proveedor indicado para la soluci\u00f3n, as\u00ed que recopilamos una serie de preguntas para que hagas durante el proceso de selecci\u00f3n del proveedor de tecnolog\u00eda de aprendizaje. \u00dasalas para pulir tu estrategia y tus acciones:<\/p>\n\n\n\n

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<\/a><\/p>\n\n\n\n

Paso 2: redacta tus RFX.<\/h2>\n\n\n\n

\u00a1A escribir! Una vez que hayas seguido los pasos que describimos antes, seguro te preguntar\u00e1s c\u00f3mo tienes que aplicar todo eso cuando, por fin, te pongas a redactar. Son varios los aspectos para tener en cuenta sobre los formatos y entregables, los niveles de participaci\u00f3n y el contenido de las RFX. Vamos a analizarlos.<\/p>\n\n\n\n

Descripci\u00f3n del proyecto e instrucciones<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Crea un documento aparte donde describas con claridad tu empresa, el proyecto y las metas. Esto es lo que se conoce como el alcance del proyecto y debe incluir una lista de las RFX entregables y las instrucciones o las limitaciones que quieres que se respeten, adem\u00e1s de los formatos espec\u00edficos, los l\u00edmites de palabras, las instrucciones para las correspondencias entre requisitos y propuestas y, opcionalmente, los criterios de prioridad y evaluaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Este documento debe ser de solo lectura para el proveedor y puedes crearlo con la herramienta que prefieras.<\/p>\n\n\n\n

Preguntas espec\u00edficas sobre los productos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Para la compra de tecnolog\u00eda de aprendizaje, la mayor\u00eda de nuestros potenciales clientes nos proporcionan una hoja de c\u00e1lculo con preguntas que se responden f\u00e1cilmente con un s\u00ed, un no o un comentario breve. Este documento suele estar organizado en pesta\u00f1as (por ejemplo, preguntas funcionales<\/em> versus preguntas no funcionales<\/em> ) o secciones (del estilo de las preguntas recomendadas por Degreed para la selecci\u00f3n de proveedores<\/a>).<\/p>\n\n\n\n

Puedes incluir varios formatos de respuesta (como s\u00ed<\/em> o no<\/em>, opciones m\u00faltiples<\/em> o campo de respuesta libre<\/em>) y tambi\u00e9n pedirles a los proveedores que proporcionen informaci\u00f3n adicional sobre temas importantes en un documento aparte, lo que puede facilitar la organizaci\u00f3n, el desarrollo de las respuestas y la incorporaci\u00f3n de im\u00e1genes y gr\u00e1ficos.<\/p>\n\n\n\n

Niveles de participaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

El nivel de participaci\u00f3n de los proveedores depender\u00e1 del tipo de solicitud con el que est\u00e9s trabajando: una RFI (solicitud de informaci\u00f3n), RFP (solicitud de propuestas) o RFQ (solicitud de presupuesto). Por ejemplo, es probable que no sea necesario pedirles a los proveedores que revisen tu acuerdo contractual est\u00e1ndar en la etapa de la RFI, ya que el prop\u00f3sito es simplemente acotar una larga lista de proveedores para quedarte con una m\u00e1s corta y m\u00e1s f\u00e1cil de manejar que usar\u00e1s m\u00e1s adelante, en la etapa de la RFP.<\/p>\n\n\n\n

Incluye los elementos relacionados con el cumplimiento que son factores decisivos para tu organizaci\u00f3n. Si tienes pol\u00edticas estrictas de seguridad de la informaci\u00f3n o privacidad de datos, es conveniente comunicarlas al principio para reducir la lista desde el inicio. Es mejor hacerlo lo antes posible, as\u00ed te evitas la decepci\u00f3n de avanzar en el proceso con un buen proveedor con el que no podr\u00e1s hacer negocio. Si tienes restricciones de contrataci\u00f3n, este tambi\u00e9n es el momento indicado para asegurarte de que los proveedores las conozcan y cumplan con ellas, como dije antes, para evitar la frustraci\u00f3n de elegir a uno y despu\u00e9s no poder cerrar el trato.<\/p>\n\n\n\n

Contenido<\/h3>\n\n\n\n

Cuando tienes identificados los formatos y los entregables que necesitas para el proceso de evaluaci\u00f3n, es momento de empezar a crear plantillas para los proveedores modificadas con tus propias preguntas y tus requisitos.<\/p>\n\n\n\n

Evita pedirles a los proveedores su cat\u00e1logo completo y conc\u00e9ntrate en la informaci\u00f3n espec\u00edfica sobre la tecnolog\u00eda de aprendizaje que quieres comprar. Una RFX mal confeccionada sobre un c\u00f3ctel de tecnolog\u00edas o plataformas puede llevar f\u00e1cilmente a la confusi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Haz preguntas simples. No la compliques. Formula preguntas f\u00e1ciles de entender y de responder, y, lo que es m\u00e1s importante, que te brinden la informaci\u00f3n que necesitas. <\/p>\n\n\n\n

Evita las preguntas generales como esta:  <\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1l es su estrategia de integraci\u00f3n<\/em>? <\/p>\n\n\n\n

En cambio, ve al punto, as\u00ed: <\/p>\n\n\n\n

\u00bfOperan con un ecosistema abierto?<\/em><\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo es la integraci\u00f3n con las tecnolog\u00edas existentes?<\/em><\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo se agrega contenido a la plataforma?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Si haces preguntas generales, obtendr\u00e1s respuestas muy variadas de los proveedores y te ser\u00e1 dif\u00edcil comparar sus soluciones. Enfoca las preguntas y organ\u00edzalas en subtemas para facilitar la comparaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Paso 3: eval\u00faa a los proveedores.<\/h2>\n\n\n\n

Para empezar a evaluar a los proveedores, primero califica sus respuestas en funci\u00f3n de tus criterios de prioridad y evaluaci\u00f3n. Pronto te dar\u00e1s cuenta de que las caracter\u00edsticas y la funcionalidad se clasifican de forma similar entre los proveedores y, por ende, obtienen puntuaciones parecidas.<\/p>\n\n\n\n

Cuando eso sucede, \u00bfen qu\u00e9 te puedes fijar para inclinar la balanza hacia uno u otro? Un criterio puede ser la forma en que los proveedores competidores satisfacen tus requisitos indispensables.<\/p>\n\n\n\n

El cumplimiento y la alineaci\u00f3n: puntos diferenciales<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

\u00bfRecuerdas esos requisitos indispensables e ineludibles que identificaste en el paso 1? Los incluiste en tu lista de prioridades, que reservaste para despu\u00e9s. Bueno, lleg\u00f3 la hora de usarla. Revisa la lista y elimina a los proveedores que no cumplen con tus requisitos de cumplimiento en materia de contrataci\u00f3n, seguridad de la informaci\u00f3n u otras consideraciones determinantes.<\/p>\n\n\n\n

Cuando termines con este ejercicio, puedes enfocarte en las soluciones de aprendizaje que se alinean m\u00e1s con tus prioridades: las necesidades de la empresa y las metas del proyecto. Dedica tiempo a analizar los elementos que pusiste m\u00e1s arriba en la lista durante el paso 1, ya sean de las categor\u00edas de caracter\u00edsticas, requisitos o servicios.<\/p>\n\n\n\n

Eval\u00faa con criterio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Clasifica las preguntas y respuestas de los proveedores que siguen en carrera por orden de importancia. Cuando lo hagas, mantente fiel a tus metas y objetivos y a los criterios de prioridades del paso 1. Esto adquiere especial importancia cuando recibes propuestas inesperadas y tentadoras que pueden tratar de desviarte del camino. De hecho, la parafernalia es un emblema de la distracci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfUn proceso de licitaci\u00f3n competitivo puede brindarte m\u00e1s informaci\u00f3n de la que buscabas con la licitaci\u00f3n? S\u00ed. \u00bfEso significa que tienes que resolver otro problema que no es el original? No, definitivamente.<\/p>\n\n\n\n

Puntuaci\u00f3n de los proveedores<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Veamos m\u00e1s en detalle qu\u00e9 m\u00e9todos puedes usar para puntuar las respuestas de los proveedores seg\u00fan los criterios de prioridad.<\/p>\n\n\n\n

Un m\u00e9todo de puntuaci\u00f3n consiste en asignar n\u00fameros a las respuestas (por ejemplo, algunas se merecer\u00e1n un 7 u 8 y otras, un 10 rotundo).<\/p>\n\n\n\n

Otra forma de hacerlo es considerar la importancia de cada respuesta. Teniendo eso en mente, se pueden clasificar las respuestas en las siguientes categor\u00edas:<\/p>\n\n\n\n

No tan relevante<\/em><\/h4>\n\n\n\n

La respuesta del proveedor no representa mucho valor para tu esquema general de resoluci\u00f3n del problema. Aunque suene bien, no suma.<\/p>\n\n\n\n

Aceptable<\/em><\/h4>\n\n\n\n

La respuesta del proveedor representa algo que no vendr\u00eda mal, pero que no es necesario para lograr las metas del proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Mejor que lo que tenemos actualmente<\/em><\/h4>\n\n\n\n

La respuesta del proveedor est\u00e1 a la altura de tus expectativas o incluso hasta las supera. <\/p>\n\n\n\n

Muy \u00fatil<\/em><\/h4>\n\n\n\n

La respuesta del proveedor es muy precisa. Es lo que est\u00e1s buscando: resuelve tu problema original y satisface las necesidades de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Comprobaci\u00f3n y consideraciones finales<\/h2>\n\n\n\n

Si solicitaste alguna clase de propuesta de respaldo junto con las respuestas a las preguntas que planteaste espec\u00edficamente, este es el momento de revisar esa informaci\u00f3n. Esto tambi\u00e9n puede ayudarte a diferenciar a los proveedores con puntuaciones similares. <\/p>\n\n\n\n

Lee el resumen. \u00bfQu\u00e9 impresi\u00f3n te da? \u00bfEl proveedor entiende lo que quieres lograr? \u00bfTe demuestra c\u00f3mo puede ayudarte su soluci\u00f3n? \u00bfTe ense\u00f1a c\u00f3mo est\u00e1 conformado su equipo y por qu\u00e9 es la mejor opci\u00f3n para ayudarte a alcanzar tus metas?<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Conclusiones<\/h2>\n\n\n\n

Algunas empresas no tienen objetivos de aprendizaje ambiciosos. Por lo general, solo les interesa tener un software que ofrezca contenido a los empleados como un \u201cbeneficio\u201d. Otras ven m\u00e1s all\u00e1 del contenido y se interesan en los datos sobre las habilidades y el aprendizaje. Cualquiera sea tu situaci\u00f3n dentro de ese espectro, definir con exactitud tus metas y llevar adelante un proceso de licitaci\u00f3n puede ayudarte a lograr resultados favorables para tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Para Degreed, elegir a un proveedor es m\u00e1s que solo adquirir software o dar con una tecnolog\u00eda que tiene los componentes indicados. Se trata de elegir a un partner. Se trata de que escuchen lo que necesitamos, de que nos entiendan y nos apoyen. Y esto debe percibirse desde un primer momento, mucho antes de la firma del contrato.<\/p>\n\n\n\n

Kelsy Meyer es especialista s\u00e9nior en propuestas globales de Degreed y se dedica a la gesti\u00f3n estrat\u00e9gica de las licitaciones.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

As\u00ed que est\u00e1s pensando en comprar nueva tecnolog\u00eda de aprendizaje. \u00a1Qu\u00e9 bueno! Pero ten cuidado.  Antes de pasar la tarjeta de cr\u00e9dito de la empresa, s\u00e9 prudente y f\u00edjate bien en qu\u00e9 te est\u00e1s metiendo. 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