L&D-Verantwortliche sollten sich eine Tatsache vor Augen halten: Wer Einsparpotenziale heute liegen lässt, wird morgen teurer dafür bezahlen.
Dabei kommt noch hinzu, dass CFOs angesichts des drängenden Lernbedarfs für die KI-Transformation und des hohen Drucks zur Kostenkontrolle alle Weiterbildungsausgaben ganz genau unter die Lupe nehmen. Sie erwarten Nachweise dafür, dass daraus messbarer geschäftlicher Wert entsteht – und nicht nur hohe Lizenzkosten für einen Kurskatalog.
Die instinktive Reaktion auf Budgetkürzungen besteht darin, den Rotstift bei Programmen anzusetzen. Beim Lernen zu sparen, bedeutet jedoch gerade im Zeitalter der KI ein Risiko für die Entwicklung der Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche Transformation erforderlich sind. Zu nennen sind hier ein geringerer Durchsatz, verlangsamte Onboarding-Prozesse und zunehmende Skill-Lücken. Die versteckten Kosten dieser Kompromisse treten tendenziell erst später zutage – dann, wenn ihre Auswirkungen deutlich schwieriger umkehrbar sind.
Die intelligentere Lösung: Faktoren für unnötige Kosten ermitteln und strategischer investieren.
Den meisten Unternehmen entstehen Mehrkosten auf mehreren Ebenen, die sich nicht auf Anhieb erschließen. Untersuchungen von Fosway zufolge nutzen große Unternehmen im Schnitt mindestens 11 Lernanbieter, die erhebliche Überschneidungen bei Inhalten, Plattformen und Services aufweisen.
Dies ist kein Lernökosystem, sondern ein massives Budgetloch, das unkontrolliert schnell immer größer werden kann. Genau dabei helfen die nachfolgenden fünf Schritte.
1. Audit: Ermittlung Ihrer tatsächlichen Kosten
L&D-Teams können nur Kosten einsparen, denen sie sich bewusst sind. Der erste Schritt besteht in einer umfassenden Bestandsaufnahme, bei der sämtliche Lernplattformen, Lizenzen für Inhaltsbibliotheken und Serviceverträge Ihrer Organisation erfasst werden, einschließlich Gesamtkosten, Laufzeiten, Anzahl der Lizenzen und Nutzungsdaten.
Das mag naheliegend (und arbeitsintensiv) klingen, fördert aber immer wieder Überraschungen zutage: inaktive Verträge, die noch immer erneuert werden, Lizenzen, die Mitarbeitenden zugewiesen sind, die das Unternehmen schon vor Monaten verlassen haben, Anbieter, bei denen die Kosten zur Vertragsverlängerung trotz rückläufiger Nutzung zunehmen. Beispielsweise stellte ein Telekommunikationsanbieter aus den Fortune 100 fest, dass 7 von 10 seiner am häufigsten genutzten Kurse aus LinkedIn Learning auch in Degreed Open Library verfügbar waren – so ließen sich letztlich mehr als eine Million US-Dollar an Kosten einsparen.
Dieses Audit schafft die Grundlage für alle weiteren Schritte. Wird es nicht durchgeführt, basieren Optimierungsvorhaben auf Annahmen – und diese sind nicht selten falsch.
2. Rationalisierung: Gegenüberstellen von Kosten und geschäftlichen Auswirkungen
Haben Sie sich erst einmal ein Gesamtbild verschafft, ändert sich die Fragestellung von Worüber verfügen wir? in Was benötigen wir tatsächlich? Zu rationalisieren bedeutet, Ihre Tools im Vergleich mit Ihren tatsächlichen geschäftlichen Anforderungen zu evaluieren und die kleinste Menge an Tools auszuwählen, die die größte messbare Wirkung erzielt.
Dazu gehört auch, sich intensiv mit Integrationsmöglichkeiten auseinanderzusetzen. Plattformen, die sich nahtlos in Ihren bestehenden HR-Tech-Stack einfügen, verringern Unstimmigkeiten und Aufwand im Zusammenhang mit der Verwaltung isolierter Systeme. Zudem lassen sie sich an veränderte Prioritäten anpassen, anstatt bei jedem Kurswechsel des Unternehmens eine umfassende Diskussion über eine komplette Umstellung der Plattform zu erfordern.
Ziel ist nicht, die preisgünstigsten Tools zu finden, sondern diejenigen, die zu Ihrer L&D-Strategie passen, und die Kosten für die übrigen zu vermeiden.
3. Konsolidierung: Weniger Anbieter = echte Kosteneinsparung
Bei der Rationalisierung wird ermittelt, was gekürzt werden kann. Bei der Anbieterkonsolidierung geht es darum, das Ökosystem auszudünnen, um die Zahl der Tools zu verringern, Abläufe zu optimieren und sinnvolle Einsparungen zu realisieren.
Eine Vielzahl von Punktlösungen soll einem kompakten Satz interoperabler Systeme weichen, der ein breiteres Spektrum abdeckt. Fosway zufolge lassen sich Anbieterkosten auf diese Weise um durchschnittlich 20 bis 30 % reduzieren. Für Unternehmen mittlerer Größe ist das enorm.
Durch Konsolidierung sinken zudem die versteckten Kosten, die nicht in der Postenliste aufgeführt sind: Zeitaufwand für das Anbietermanagement, doppelte Integrationen und plattformübergreifende Dateninkonsistenzen. Der zuvor genannte Telekommunikationsanbieter aus den Fortune 100 konnte nach dem Audit die Zahl seiner Inhaltsanbieter um die Hälfte reduzieren und so Budget für strategisch wichtigere Prioritäten freisetzen – all dies ganz ohne Abstriche beim Lerneffekt.
4. Priorisierung: Investieren mit Fokus auf geschäftliche Ergebnisse
Durch die Konsolidierung freigesetzte Mittel lassen sich gezielt in Programme investieren, die direkt auf Geschäftsergebnisse einzahlen: KI-Kompetenz, Führungskräfteentwicklung, Compliance, digitale Transformation und kundenseitige Rollen.
Dies ist besonders wichtig, um Ihren Standpunkt gegenüber der Finanzabteilung klarzumachen. Kennzahlen zur Lernbeteiligung haben für CFOs wenig Gewicht. Ihnen geht es um geschäftliche Ergebnisse: eine verkürzte Zeit zur Kompetenzentwicklung, weniger Abhängigkeit von externen Neueinstellungen, messbare Produktivitätssteigerungen. Programme, die diese Ergebnisse unterstützen, schaffen Glaubwürdigkeit und Akzeptanz bei den Personen, die das Budget für das nächste Jahr verwalten.
Am klarsten lässt sich diese Glaubwürdigkeit durch Skilldaten vermitteln, die Ihre Lerninvestitionen mit den Fähigkeiten verknüpfen, die Ihr Unternehmen konkret benötigt. Wenn Sie darlegen können, welche Programme zur Entwicklung der Skills mit Relevanz für strategische, unternehmensweite Ziele beitragen und welche nicht, gestalten sich Priorisierungsentscheidungen wesentlich einfacher.
5. Messung: Sichern von Budgetzusagen durch überzeugende Nachweise
Einsparungen zählen erst dann als ROI, wenn sie dokumentiert sind. So besteht der letzte Schritt in der Einführung von Scorecards und Quantifizierungs-Frameworks, die Ihre L&D-Maßnahmen in einer für die Finanzabteilung messbaren Weise abbilden.
Erfassen Sie Aktivierungsraten, Daten zur Lizenznutzung, leistungsbezogene Ergebnisse mit Bezug zu Lernaktivitäten und die pro lernender Person anfallenden Kosten im Vergleich mit Ihrem bisherigen Modell. McKinsey schätzt, dass der Einsatz von generativer KI allein in der Entwicklung von Lerninhalten eine Zeitersparnis von 40–60 % ermöglicht. Dieser Effizienzgewinn wird von der Unternehmensführung jedoch nur wahrgenommen, wenn er in einer Sprache erfasst und kommuniziert wird, die sie versteht.
Das Ziel muss sein, die Bedeutung von Lerninitiativen bei der Verbesserung wichtiger Geschäftskennzahlen nachzuweisen. Hierzu bedarf es einer Messmethodik, die sowohl vierteljährliche Beurteilungen anhand von Scorecards als auch Vorher-Nachher-Ausgabenmodelle und CFO-taugliche Nachweiskataloge umfasst. Organisationen, die sie sich zu eigen machen, sind diejenigen, die ihre Budgets auch in Zeiten knapper Ressourcen sichern und zusätzliche Mittel für Investitionen gewinnen können, wenn sich die Bedingungen verbessern.
Das verborgene Potenzial in Ihrem Lern-Stack
Letzten Endes dreht sich alles darum, intelligenter zu investieren. Der Weg dorthin führt über ein Audit des Ökosystems, die Rationalisierung und Konsolidierung von Anbietern, die Priorisierung von Programmen mit Relevanz für geschäftliche Ergebnisse und die Messung dessen, was konkret etwas bewirkt. All dies verhilft L&D-Teams nicht nur dazu, mit weniger Lösungen größeren Effekt zu geringeren Kosten zu erzielen, sondern für sämtliche Ausgaben auch überzeugende Argumente zu liefern.
Die nachfolgenden Ressourcen bieten Ihnen noch detailliertere Einblicke, wie Sie bei jedem dieser Schritte am besten vorgehen.
Verschaffen Sie sich in „Intelligenter investieren: Der Effizienz-Wegweiser für L&D-Führungskräfte“ einen umfassenden Überblick über die L&D-Bereiche, in denen am häufigsten unnötige Ausgaben entstehen. Darin beleuchten wir außerdem, wie L&D mithilfe von KI schneller von einer Kostenstelle zu einem strategischen Werttreiber avancieren kann.
Laden Sie sich anschließend auch „Lernkosten reduzieren, Ausgaben optimieren“ herunter. Mit diesem 90-Tage-Aktionsplan, der ein Framework für die wöchentlichen Schritte sowie praktische Vorlagen und CFO-taugliche Berichtstools umfasst, unterstützt Degreed Sie dabei, intelligenteres Ausgabenmanagement erfolgreich in die Praxis umzusetzen.
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