Todo líder da área de T&D precisa encarar uma verdade inconveniente: quem está ignorando oportunidades de redução de custos vai sofrer em pouco tempo.
Não é preciso nem dizer que, com a ascensão da aprendizagem como uma área importante na revolução da IA e os orçamentos sendo monitorados com total atenção, os CFOs estão acompanhando os gastos com educação corporativa bem de perto. Eles querem provas de que os investimentos estão agregando valor mensurável aos negócios, e não apenas utilizando licenças caras em um catálogo de cursos.
Em tempos de orçamentos apertados, o instinto pede para cortar programas. Contudo, cortes na aprendizagem, especialmente na era da IA, são um risco ao desenvolvimento de capacidades que respaldam o sucesso das transformações organizacionais. Com isso, a produtividade operacional cai, a integração de novos colaboradores fica mais demorada, e as lacunas de habilidades se alargam. Os impactos de todos esses custos ocultos tendem a aparecer depois, sendo muito mais difícil revertê-los.
E sabe qual é o movimento mais inteligente nesse cenário? Identificar o desperdício e usar o orçamento com mais estratégia.
A maioria das organizações acumula gastos sem perceber. Uma pesquisa do Fosway descobriu que grandes empresas usam, em média, 11 ou mais fornecedores de aprendizagem, com uma redundância expressiva de conteúdos, plataformas e serviços.
Definitivamente, elas não têm um ecossistema de aprendizagem. Essa situação é o retrato de um enorme desperdício de verbas que logo causará uma catástrofe. Elencamos aqui cinco ações concretas para evitar isso.
1. Faça auditoria: saiba o que sua empresa paga
As equipes de T&D só podem cortar gastos conhecidos. O primeiro passo é montar um inventário completo para auditar todas as plataformas de aprendizagem, bibliotecas de conteúdos, licenças e contratos de serviços pagos pela empresa. Nessa auditoria, inclua custos totais, vencimentos de contratos, quantidades de licenças e dados de uso.
Esse passo soa elementar (e trabalhoso), mas o resultado costuma surpreender. É muito comum encontrar contratos inativos que ainda estão sendo renovados, licenças atribuídas a colaboradores que deixaram a empresa meses atrás e fornecedores com custos de renovação cada vez mais altos e taxas de uso em declínio. Uma multinacional de telecomunicações que integra a Fortune 100 descobriu que 7 de seus 10 cursos mais utilizados do LinkedIn Learning já estavam disponíveis na Degreed Open Library, gerando uma economia superior a US$ 1 milhão.
A auditoria é a base de todos os outros passos. Sem ela, qualquer otimização será baseada em suposições (que quase sempre estão erradas).
2. Racionalize: pondere os custos em relação aos impactos gerados nos negócios
Após identificar o panorama, a pergunta deixa de ser O que temos? e vira Do que precisamos de verdade? Na etapa de racionalização, sua equipe avaliará se as ferramentas utilizadas na empresa atendem as reais necessidades dos negócios e selecionará o conjunto mais enxuto que gera os maiores impactos mensuráveis.
Nesse processo, é preciso pensar bem nas integrações. Plataformas que se integram com fluidez à estrutura de tecnologias de RH facilitam as operações e os custos administrativos inerentes ao gerenciamento de sistemas desconexos. Elas também acompanham as mudanças de prioridades, dispensando revisões a cada vez que a empresa altera a rota.
O objetivo não é encontrar as ferramentas mais baratas, mas sim identificar as ferramentas ideais para a estratégia de T&D da sua empresa e parar de pagar pelo que não faz sentido.
3. Consolide: quanto menor a quantidade de fornecedores, maior a economia
Enquanto a racionalização identifica o que cortar, a consolidação de fornecedores ajusta o ecossistema para ter menos ferramentas, aprimorar as operações e reduzir os custos de forma expressiva.
Em vez de manter diversas soluções pontuais, aposte em menos sistemas cuja interoperabilidade tenha uma abrangência maior. Segundo o Fosway, esse movimento gera uma redução média de 20% a 30% nos custos diretos com fornecedores. Em empresas de médio porte, esses números fazem a diferença.
A consolidação também reduz os custos embutidos nas operações, mas nem sempre percebidos: tempo gasto no gerenciamento de fornecedores, integrações redundantes e incoerência de dados entre plataformas. A mesma multinacional de telecomunicações já citada fez a auditoria e conseguiu cortar os provedores de conteúdos em 50%, liberando verba para prioridades mais estratégicas. E o melhor: sem sacrificar o impacto sobre a aprendizagem.
4. Priorize: invista onde os resultados dos negócios acontecem
Após a consolidação, é possível redirecionar o orçamento economizado para programas diretamente ligados aos resultados nos negócios: fluência em IA, desenvolvimento de liderança, compliance, transformação digital e capacitação de funções que lidam com atendimento ao cliente.
Esse passo é muito importante quando se está montando um caso de negócios para o departamento financeiro. Afinal, métricas de engajamento de aprendizagem não chamam a atenção de CFOs. Sabe o que eles buscam? Resultados nos negócios: mais agilidade na capacitação, menor dependência de contratações externas e ganhos mensuráveis de produtividade. A priorização de programas com vínculos claros a esses resultados gera credibilidade e conquista o apoio de quem controla o orçamento do próximo exercício.
O caminho mais claro para alcançar essa credibilidade é ter acesso a dados de habilidades que atrelem os investimentos em aprendizagem às capacidades imprescindíveis para a empresa. Fica muito mais fácil tomar decisões relacionadas a priorizações quando se consegue demonstrar quais programas estão desenvolvendo ou não habilidades que respaldam metas organizacionais estratégicas.
5. Mensure: apresente comprovações que conquistam verbas
Reduções de custos só contam como ROI se estiverem documentadas. O último passo envolve a implementação de scorecards e metodologias de mensuração que traduzam o trabalho da equipe de T&D em algo que o departamento financeiro possa avaliar.
Monitore taxas de ativação, utilização de licenças, resultados de desempenho vinculados à aprendizagem e custo por aprendiz em comparação ao modelo utilizado anteriormente. A McKinsey estima que a IA generativa, sozinha, é capaz de reduzir o tempo de elaboração de conteúdos educativos em uma faixa de 40% a 60%. Contudo, esse tipo de eficiência só chega à alta administração se os dados forem coletados e comunicados de um jeito que chame a atenção dos executivos.
O objetivo é provar que a aprendizagem fez a diferença em métricas fundamentais para os negócios. As organizações que desenvolvem essa disciplina de mensuração (por meio de análises trimestrais de scorecards, comparações temporais entre modelos de gastos e conjuntos de métricas que conquistam qualquer CFO) conseguem proteger seus orçamentos em anos mais desafiadores e aumentam os investimentos quando as condições melhoram.
A oportunidade camuflada na estrutura de aprendizagem da sua empresa
O futuro será de quem investe com mais inteligência. Ao auditar o ecossistema da sua empresa, racionalizar e consolidar fornecedores, priorizar programas atrelados a resultados nos negócios e mensurar o que faz mesmo a diferença, as equipes de T&D possibilitam impactos mais retumbantes utilizando menos soluções e com menos custos. E, para isso, é fundamental montar um caso de negócios robusto que demonstre onde cada centavo é alocado.
Os materiais abaixo ajudarão você a se aprofundar em cada uma dessas etapas.
Baixe Uso inteligente do orçamento: um guia de eficiência para líderes de T&D para conseguir identificar onde estão os desperdícios nessa área — e como a IA está acelerando a transformação do que antes era visto como um centro de custos, mas hoje está sendo encarado como geradora de valor estratégico.
Depois, baixe Como reduzir os custos de aprendizagem e otimizar o uso do orçamento, um plano de ação de 90 dias elaborado pela Degreed. Nele, você encontrará um passo a passo semanal para pôr em prática o uso inteligente do orçamento, com modelos e ferramentas para gerar relatórios que encantam qualquer CFO.
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