Wer im Finanzbereich oder Beschaffungswesen tätig ist, dürfte es kennen: Für eine wichtige Software steht eine Vertragsverlängerung an. Da die Plattform eng mit den Geschäftsprozessen verzahnt ist, würde sich ein Wechsel äußerst schwierig gestalten.
Aufgrund dieser Dynamik sind Verlängerungen fast unvermeidlich.
Sie prüfen die Vertragskonditionen, nutzen vorhandene Verhandlungsspielräume und versuchen, Kostensteigerungen möglichst gering zu halten. Vielleicht können Sie ein wenig erreichen, meist aber nicht. In jedem Fall hat der Prozess eher etwas von einer Formalität als von einer echten Evaluierung dessen, was das Unternehmen benötigt und wie gut die Technologie es erfüllt.
Das geht nicht nur Ihnen so. Wie TechTarget ermittelt hat, halten 71 % der Unternehmen ihrem Technologie-, Software- oder SaaS-Anbieter selbst dann die Treue, wenn sie mit ihm nicht zufrieden sind.
Da sich meine Rolle seit dem vergangenen Jahr stärker auf die Unterstützung des Beschaffungswesens durch den Finanzbereich konzentriert, nutze ich Degreed Maestro – unsere speziell für Lernzwecke entwickelte KI – inzwischen auf andere Weise. Für Coachings, Kommunikationsplanung und Führungskräfte-Szenarien hatte ich es bereits eingesetzt. Doch als Vertragsverlängerungen anstanden, nahm ich Maestro auch für meine Vorbereitung auf den Beschaffungszyklus zur Hilfe. KI ersetzt weder das menschliche Urteilsvermögen, noch erledigt sie die Arbeit für mich. Sie fungiert eher als Coach, der mich dabei unterstützt, den Verhandlungsansatz gründlich zu durchdenken, bevor es in die Gespräche zur Vertragsverlängerung geht.
Nutzung von Maestro vor dem Gespräch mit dem Anbieter
Im Beschaffungswesen kann das erste Gespräch mit dem Anbieter die Richtung für alles Weitere vorgeben. Wirkt man zu locker, nimmt der Anbieter womöglich an, dass die Verlängerung ohnehin Routine ist und es daher keinen Grund gibt, großartig etwas zu ändern. Ein zu aggressives Auftreten birgt wiederum das Risiko, eine Beziehung zu gefährden, die weiterhin wichtig ist. Hier einen gesunden Mittelweg zu finden, ist nicht gerade einfach – umso mehr, wenn man in der Verhandlungsführung weniger erfahren ist, zugleich aber eine produktive Geschäftsbeziehung aufrechterhalten muss.
Maestro war dabei ungemein hilfreich. Nicht etwa, weil die KI mir ein perfektes Skript lieferte, sie tat sogar etwas noch Wertvolleres: Sie half mir, vor dem Gespräch innezuhalten, meine Gedanken zu ordnen und mich gezielt vorzubereiten. Ich konnte ihr die Situation erläutern, die Beziehung mit dem Anbieter beschreiben, den Geschäftskontext darlegen und sie auffordern, auf dieser Grundlage die richtige Botschaft zu formulieren.
Dabei konnte ich zudem den Ton und den Verlauf des Gesprächs bestimmen. Beispielsweise wies ich Maestro an, das Gespräch nach den Prinzipien des Verhandelns und Überzeugens von Spezialisten wie Chris Voss, Robert Cialdini oder Robert Greene durchzudenken.
Damit wollte ich erreichen, dass das Gespräch nicht zu einem Verhandlungsseminar wird oder übermäßig taktisch wirkt. Stattdessen wollte ich mich gezielter mit der Psychologie des Gesprächs befassen: wie die Botschaft ankommen würde und an welchen Punkten ich entschlossen auftreten musste, ohne dabei aggressiv zu klingen. Auf dieser Grundlage konnte ich Maestro fragen, welchen Ton ich anschlagen und was ich vermeiden sollte und wie ich dem Gespräch Ernsthaftigkeit verleihen konnte, ohne dass es angriffslustig wirkte.
Simulation des konkreten Verhandlungsgesprächs
Ein einfaches Skript, wie es mir ein konventionelles Large Language Model (LLM) ausgegeben hätte, wäre zu starr gewesen. Zudem hätte es mein Gegenüber nicht in das Gespräch mit einbezogen. Maestro bot mir durch das Coaching und die Rollenspiele dagegen die Möglichkeit, flexibel zu üben.
Einer der größten Vorteile von Maestro war dabei, dass ich ein komplettes Gespräch simulieren konnte. Hierzu verwendete ich den Sprachmodus, um das Szenario auf eine Weise durchzuspielen, die sich natürlich anfühlte. Ich konnte Denkpausen einlegen, meinen Gesprächspartner unterbrechen, von Neuem beginnen und verschiedene Versionen der Botschaft ausprobieren. Maestro gab entsprechende Antworten, hielt inne und schuf einen Raum, in dem sich das Gespräch wie ein echter Dialog mit einem bzw. einer Vorgesetzten anfühlte.
Maestro half mir, den Gesprächsrhythmus zu üben. Ich konnte meine Intonation und mein Sprechtempo verfeinern, mir überlegen, wo ich Pausen einlege und wie mein Tonfall ankommen würde. Ich konnte Maestro sogar auffordern, ein Skript mit Hinweisen zu Sprechpausen zu erstellen. Daran orientierte ich mich dann bei weiteren Versuchen.
In den tatsächlichen Gesprächen fühlte ich mich dadurch routinierter. Jedes einzelne Wort hatte ich mir zwar nicht gemerkt, aber die schwierigen Elemente schon einmal durchgearbeitet. Ich hatte mich selbst dabei gehört, wie ich die Botschaft laut aussprach. Ich hatte ausgetestet, wie ich sie präsentiere, und direktes Feedback dazu erhalten, wie ich dabei rüberkomme. So hatte ich ein besseres Gespür dafür, was ich dem oder der Anbieter:in vermitteln wollte und wie die Person es verstehen sollte.
Abstimmung von Finanz- und Beschaffungsprioritäten
Uns ging es darum, vor jeder Vertragsverlängerung die richtige Frage zu stellen: Was benötigt unser Unternehmen derzeit und inwieweit kann der aktuelle Vertrag diesen Bedarf auch weiterhin erfüllen?
In Beschaffungsprozesse sind in der Regel verschiedene Stakeholder eingebunden. So legt man in der Finanzabteilung Wert auf Kostendisziplin, während für andere Bereiche Kontinuität und Service von Bedeutung sein können. Die Unternehmensführung beschäftigt sich mit breiter gefassten Prioritäten z. B. messbaren geschäftlichen Ergebnissen und der KI-Transformation, während sich die IT-Abteilung mit Aspekten wie der Integration, Datensicherheit sowie der Einpassung in den Tech-Stack befasst. Jede dieser Prioritäten ist wichtig; daher gilt es, sie allesamt in eine einheitliche Botschaft für den Anbieter zu übersetzen.
Mit Maestro wurde es möglich, diese Botschaft zu strukturieren. Ich ging die Geschäftsanforderungen, den Tonfall bei der Kontaktaufnahme und die internen Gesprächspunkte durch, bevor das eigentliche Gespräch anstand. Das half mir, eine komplexe Situation in eine klarere Argumentation zu überführen, die das Finanz- und Beschaffungsteam gleichermaßen nutzen konnte.
Dies sorgte dafür, dass sich bei Vertragsverlängerungen nicht mehr das Gefühl einer Konfrontation einstellte.
Bessere Ergebnisse bei Verhandlungen zu Vertragsverlängerungen
Ich hatte Maestro zuvor bereits für Entwicklungspläne, Coaching und Karriereberatung zu Hilfe genommen. Es war jedoch das erste Mal, dass ich es einsetzte, um einen konkreten finanziellen Mehrwert zu erzielen.
Im Rahmen unserer gesamten Beschaffungsarbeit hat die Vorbereitung mit Maestro zu einer beachtlichen Kostenreduzierung beigetragen. In einigen Fällen ergaben sich diese Einsparungen aus günstigeren Preisen, in anderen Fällen aus besseren Konditionen, einer optimierten Nutzung von Services oder einem klareren Verständnis dafür, ob ein Anbieter noch zu unseren Geschäftsanforderungen passt.
Was all dies miteinander verband, war keine bestimmte Taktik für Verhandlungen, sondern die Vorbereitung auf diese.
Warum all das wichtig ist?
Ich würde mich nicht als großen Verhandlungsprofi bezeichnen. Ich arbeite im Finanzwesen. Mir geht es um das Geschäft, darum, dass die Zahlen stimmen und dass wir produktive Beziehungen zu Partnern pflegen, mit denen wir möglicherweise noch lange zusammenarbeiten werden.
Dank Maestro fühlte sich der Beschaffungszyklus durchdachter und nicht mehr wie ein Automatismus an. Mit dessen Hilfe war das eigentliche Verhandlungsgespräch nicht mein erstes Gespräch dieser Art.
Für alle, die im Finanzbereich, im Beschaffungswesen oder in einer anderen Funktion rund um das Anbietermanagement tätig sind, ist das von enormer Bedeutung.
Eine knallharte Verhandlungsstrategie ist vielleicht gar nicht so entscheidend, um das Beschaffungswesen zu verbessern. Vielleicht braucht man einfach nur eine bessere Methode, um sich auf das nächste wichtige Gespräch vorzubereiten. Genau das hat Maestro mir geboten.
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