Quem trabalha com finanças ou compras já sentiu o frio na barriga de ter que negociar a renovação de um software que faz parte das operações do dia a dia da empresa. Todo mundo sabe que a troca pode ser um processo penoso.
Essa dinâmica pode fazer com que renovações passem a impressão de ser praticamente certas.
Você lê os termos e apresenta algumas objeções onde dá, na tentativa de limitar os reajustes. Talvez isso tenha algum efeito, talvez, não. Seja qual for o caso, o processo pode começar mais com uma aura de formalidade, em vez de ser uma avaliação genuína do que a empresa precisa e do que a tecnologia realmente oferece.
Saiba que você não está só: cerca de 71% das empresas permanecem com o mesmo fornecedor de tecnologia, software ou SaaS apesar de estarem insatisfeitas, segundo a TechTarget.
Ao longo do último ano, passei a prestar mais apoio ao departamento de compras e, com isso, tive a oportunidade de começar a usar o Degreed Maestro, nossa IA desenvolvida especialmente para a aprendizagem, de um jeito diferente. Eu já havia recorrido a ele para fins de coaching, planejamento de comunicação e questões de liderança. No entanto, diante da proximidade do ciclo de renovações de contratos com fornecedores, comecei a usá-lo para me preparar. É bom deixar claro que a IA não substitui o bom senso humano nem trabalha por mim. Ela funciona mais como um coach que se senta ao meu lado para me ajudar a pensar em cada etapa do processo, antes que eu embarque em uma negociação real de renovação.
Como usei o Maestro antes de negociar com fornecedores
No ambiente de compras, o primeiro contato com o fornecedor pode definir o tom de como todo o processo se desenrolará. Uma postura mais casual pode indicar que a renovação é rotineira e que não há motivos para reajustes tão expressivos. Em contrapartida, quem exagera na agressividade pode prejudicar um relacionamento que ainda é importante. Não é fácil alcançar o equilíbrio, especialmente se você não for especialista em negociação. É importante lembrar-se sempre da necessidade de preservar um vínculo profissional produtivo.
Foi aí que o Maestro me ajudou. Ele não me deu o script perfeito, mas fez algo melhor: me acalmou e me preparou para a negociação. Eu expliquei a situação, descrevi o relacionamento com o fornecedor, apresentei o contexto da empresa e pedi para ele me ajudar a elaborar a mensagem certa.
Também usei o Maestro para me ajudar a definir o tom e a narrativa da negociação. Por exemplo, pedi para ele analisar o diálogo a partir de princípios propostos por especialistas em negociação e influência, como Chris Voss, Robert Cialdini ou Robert Greene.
O objetivo não foi transformar o diálogo em um seminário sobre negociação nem deixá-lo tático demais. A ideia era ter mais intencionalidade quanto à psicologia por trás da interação, entender como a mensagem soaria e identificar em que momentos eu precisaria ser mais firme sem soar combativo. A partir disso, perguntei ao Maestro sobre o tom que deveria usar, o que não deveria dizer e como poderia conduzir a interação com seriedade, mas sem hostilidade.
Como pratiquei uma situação de negociação
Se o Maestro tivesse simplesmente me dado um script de mão beijada (como fazem os LLMs genéricos), eu estaria diante de um material rígido demais que ignoraria o ponto de vista do meu interlocutor. Os recursos de coaching e as simulações do Maestro me deram a oportunidade de praticar com mais flexibilidade.
Um dos principais diferenciais do Maestro foi a possibilidade de ensaiar um diálogo na íntegra. Eu preferi utilizar o modo de voz para que a situação transcorresse com naturalidade. Pude fazer pausas, interromper, recomeçar e experimentar diferentes versões da mensagem. Em contrapartida, o Maestro me respondeu, fez pausas e me deu espaço para que tudo parecesse uma conversa real com um gestor.
O Maestro me ajudou a praticar esse ritmo, a refinar a cadência da minha fala, a pensar nos momentos em que cabia uma pausa e a refletir sobre a percepção do tom. Eu até cheguei a pedir para ele adicionar indicações de pausas em um script, que depois me serviu de guia nos meus ensaios.
Essa preparação me deixou mais à vontade para encarar as negociações reais. Eu não decorei nada, mas já havia praticado as partes mais desafiadoras da interação. Pude me ouvir falando aquela mensagem em voz alta. Eu já havia testado o que deveria dizer e recebi feedbacks diretos sobre como meu interlocutor receberia o recado. No fim das contas, tive mais clareza sobre o que eu queria que o fornecedor ouvisse e entendesse.
Como alinhei as prioridades dos departamentos financeiro e de compras
Nosso objetivo era ter certeza de que cada negociação de renovação começaria com as perguntas certas: do que a empresa precisa hoje? O contrato atual ainda atende a essa necessidade?
Os ciclos de compras costumam envolver diversos stakeholders internos: o departamento financeiro pode estar focado na disciplina dos custos; os chefes de departamento podem priorizar a continuidade dos negócios e as operações; a equipe executiva talvez tenha um pensamento mais abrangente, como resultados mensuráveis nos negócios e a revolução da IA; e o time de TI provavelmente pondera integrações, segurança de dados e como cada componente se encaixa na estrutura de tecnologia. Todas essas perspectivas são válidas, mas cabe a quem for negociar concatená-las e comunicá-las em uma mensagem robusta ao fornecedor.
O Maestro me proporcionou uma forma de organizar essa mensagem. Refinei o raciocínio dos negócios, ajustei o tom da mensagem e os argumentos internos antes de a negociação ganhar corpo. Em suma, ele me ajudou a transformar uma situação complexa em uma narrativa mais clara que tanto o departamento financeiro quanto o de compras poderiam utilizar com uniformidade.
Assim, nenhuma negociação de renovação teve ar de confronto.
Como conquistei resultados de renovação mais interessantes
Eu já havia usado o Maestro para criar planos de desenvolvimento, fazer sessões de coaching e pensar na minha trajetória profissional, mas essa foi a primeira vez que recorri a ele para me ajudar a gerar um impacto financeiro de verdade.
No espectro mais amplo do nosso trabalho na área de compras, a preparação com o Maestro tem gerado economias expressivas. Em alguns casos, conseguimos preços melhores. Em outros, ajustamos os termos para deixá-los mais vantajosos, utilizamos melhor os serviços ou identificamos se um determinado fornecedor ainda atende às necessidades da empresa.
A linha de raciocínio não era ter uma tática única de negociação. O objetivo era a preparação.
Por que tudo isso é importante?
Eu não me considero um mestre na arte de negociar. Eu trabalho no financeiro. Cuido dos negócios, dos números e da manutenção de relacionamentos produtivos com parceiros com os quais poderemos continuar trabalhando por muito tempo.
O Maestro me fez enxergar o ciclo de compras de um jeito mais ponderado, em vez de encará-lo no automático. Isso garantiu que a negociação real não fosse a minha primeira experiência.
Para quem trabalha na área de finanças, compras ou qualquer outro departamento que lide com gestão de fornecedores, isso faz muita diferença.
Talvez você não precise de uma grande estratégia de negociação para aprimorar as operações de compras. Às vezes, basta um jeito melhor de se preparar para sua próxima interação importante. Foi isso que o Maestro me proporcionou.
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