Analiza tu biblioteca de aprendizaje como si fueras director de Finanzas
Hoy, hay una superabundancia de contenidos por todas partes, ya sea en los servicios de streaming que usamos en nuestra vida personal o en las enormes bibliotecas de contenidos de aprendizaje que tenemos en el trabajo (y que solemos desaprovechar). Esta excesiva cantidad de materiales podría ser una gran oportunidad para ahorrar dinero e incluso mejorar los resultados del aprendizaje. ¿Por qué?
El problema no es la disponibilidad de los contenidos, sino que se desaprovechan.
En promedio, las empresas gastan USD 1580 anuales en el aprendizaje y desarrollo profesional de cada empleado y, según los cálculos del equipo Degreed Value Engineering, alrededor del 80 % de esa inversión se destina solo a la compra de contenidos. Como consecuencia, una gran parte de esos fondos probablemente se gastan en materiales que se usan poco, están repetidos o terminan siendo difíciles de encontrar.
And if you can uncover the saving opportunities, you can ensure your L&D budget is spent only on the highest impact efforts and initiatives.
Para descubrir esas oportunidades, trata de analizar la situación como lo haría tu director de Finanzas.
Las actividades de aprendizaje y desarrollo son una iniciativa empresarial que requiere inversión y, como tal, su retorno (ROI) debe ser claro. Para un director de Finanzas, el objetivo es optimizar la inversión y, al mismo tiempo, mantener o mejorar los resultados de aprendizaje y los talentos.
Qué busca en verdad un director de Finanzas: la ecuación del ROI
Cuando los equipos de Aprendizaje y Desarrollo le consultan al director de Finanzas de Degreed, Sandeep Beotra, sobre el presupuesto destinado a los contenidos y la posibilidad de ahorrar, él recomienda hacer un cálculo acotado, simple y claro del ROI.
Para los encargados del área de Finanzas, la ecuación básica es siempre la siguiente: ROI (o retorno) ÷ inversión. Hay otras ecuaciones más complejas para calcular esto (ganancia de la inversión − costo de la inversión ÷ costo de la inversión × 100). No obstante, en definitiva Beotra advierte que conviene centrarse en el peso de dos variables clave: el costo y el uso.
“Si uno paga por algo que en general casi no se usa, no vale la pena para nada”. – Sandeep Beotra, director de Finanzas de Degreed
El objetivo es optimizar la inversión (el denominador) y reducir al mínimo (o incluso mejorar) las pautas de consumo de los empleados (el numerador).
Sin embargo, esto no quiere decir que si algo se usa poco, haya que recortar el gasto de inmediato. Por ejemplo, Beotra señala que si bien los contenidos estratégicos de primer nivel o los materiales sobre cumplimiento normativo se suelen usar poco, su retorno es alto y a veces hasta fundamental para la empresa. La idea es contar con un panorama general para plantear una estrategia integral de costos y uso que permita determinar cuáles son los materiales más importantes.
3 factores que predisponen a desaprovechar los contenidos y cómo subsanarlos
Por lo general, el presupuesto que se malgasta en contenidos se puede clasificar en tres categorías específicas y cuantificables de las que tus equipos se pueden empezar a ocupar hoy mismo:
1. La superposición de proveedores
Cuando hay varios proveedores de contenidos, lo más probable es que ofrezcan materiales muy similares centrados en las mismas habilidades básicas. Esta superposición es habitual, sobre todo en las grandes empresas.
- El problema: Pagas varias veces los mismos contenidos para desarrollar una habilidad determinada.
- La solución: Reconocerlos y unificarlos. Rescindir o ajustar los contratos con los proveedores cuando llegue el momento de renovarlos. Cuando se unifican los materiales, no solo se reduce el costo de los contratos, sino que se recortan los gastos fijos de adquisición, TI y gestión legal de cada proveedor.
2. El costo oculto de la gestión del mantenimiento
Si tus contenidos están repartidos entre varios proveedores, un integrante de tu equipo seguramente se dedica a gestionar y etiquetar cada catálogo, lo cual genera un “costo adicional por mantenimiento”.
- El problema: Hay empleados calificados que se ocupan de tareas repetitivas y poco valiosas, lo cual reduce de forma drástica la productividad.
- La solución: Centralizar y automatizar la gestión. Si se unifica todo en una plataforma controlada, etiquetada y actualizada, casi no hay que hacer mantenimiento. De esta manera, los talentos se pueden reasignar a actividades mucho más valiosas y estratégicas.
3. Costos altos por licencias sin uso
Muchas empresas siguen comprando licencias de contenidos en función de la cantidad de empleados en lugar del uso verificado. Así, terminan acumulando aplicaciones de software que nunca usan: renuevan los contratos año tras año, pese a que jamás activan las licencias.
- El problema: Tienes licencias de contenidos de aprendizaje sin usar, pero las pagas de todos modos.
- La solución: Renegociar los contratos. Analiza los datos de uso para evaluar tus necesidades concretas e implementa programas para incentivar a los aprendices. Luego, en lugar de anular el acceso por completo, facilita a los empleados los contenidos de calidad que ya tienes para fomentar su desarrollo profesional y, al mismo tiempo, bajar el costo de las licencias.
Cómo cuantificar el ROI del aprendizaje y capitalizar lo ahorrado al optimizar tus bibliotecas de contenidos
Si analizas los contenidos de aprendizaje con la mirada de un director de Finanzas, podrás abordar el desarrollo de habilidades desde un punto de vista empresarial que les resultará familiar y convincente a los ejecutivos. Si un gran porcentaje de tu presupuesto de aprendizaje y desarrollo se destina a proveedores de contenidos (como suele pasar), tienes muchas oportunidades de ahorrar costos sin perder eficacia.
Teniendo fondos disponibles, puedes demostrar los ahorros y la eficiencia que busca la cúpula directiva. Además, le das al equipo de Aprendizaje y Desarrollo la posibilidad de dedicar su tiempo a tareas más valiosas y trascendentes y de invertir en métodos de aprendizaje más innovadores y dinámicos. Como no hay tantos contenidos, los empleados encuentran lo que buscan con más facilidad, lo cual incentiva su compromiso y les permite exprimir cada minuto que dedican a aprender.
¿Quieres dejar de desaprovechar tus contenidos y potenciar el ROI de tus inversiones en materiales de aprendizaje? Programa una consulta gratuita con uno de nuestros expertos de servicios profesionales para reconocer las dificultades que tienes con tus contenidos, analizar en qué podrías ahorrar teniendo en cuenta las superposiciones y ver cómo puedes optimizar tu biblioteca con itinerarios de aprendizaje personalizados y gestionados con IA.
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