Este es un hecho que todo director del área de Aprendizaje y Desarrollo debe afrontar: si se ignoran las oportunidades para ahorrar hoy, en un futuro no tan lejano se terminan pagando las consecuencias.
Además, como los programas de aprendizaje son cada vez más esenciales para la transformación en torno a la IA, y todos los presupuestos están en la mira, los directores de Finanzas no quitan los ojos de encima de lo que se gasta en las iniciativas de desarrollo profesional. Quieren pruebas de que generan beneficios cuantificables para la empresa y de que no se limitan a ocupar espacio en costosos catálogos de cursos.
Cuando se ajustan los presupuestos, la reacción instintiva es suspender programas, pero eso (sobre todo en la era de la IA) pone en riesgo la adquisición de las capacidades que promueven la transformación. Se reduce la productividad, se demora el onboarding y se agravan las brechas de habilidades. El costo oculto de esa decisión suele salir a la luz más adelante, cuando es mucho más difícil de revertir.
¿La táctica más inteligente? Detectar en qué aspectos se malgastan recursos e invertir de forma más estratégica.
La mayoría de las empresas gastan mucho en exceso sin darse cuenta. Según las investigaciones de Fosway, las grandes empresas utilizan un promedio de 11 proveedores de programas de aprendizaje o más y notan que bastantes contenidos, plataformas y servicios se superponen.
Eso no es un ecosistema de aprendizaje. Es un malgasto del presupuesto que, si no se controla, se convierte en un derroche. Te proponemos cinco medidas concretas para solucionar este problema.
1. Auditar: mantente al tanto de lo que pagas
Los equipos de Aprendizaje y Desarrollo no pueden recortar los gastos que pasan desapercibidos. La primera medida consiste en hacer un inventario completo de todas las plataformas de aprendizaje, bibliotecas de contenidos, licencias y contratos de servicio que pague la empresa, incluyendo el costo total, las fechas de los contratos, la cantidad de licencias y los datos sobre el uso continuo.
Esta tarea parece básica (y ardua), pero siempre trae sorpresas. Contratos inactivos que se siguen renovando. Licencias asignadas a empleados que se fueron de la compañía hace meses. Proveedores que casi no se usan y tienen gastos de renovación cada vez más altos. Una empresa de telecomunicaciones que integra la lista Fortune 100 detectó que 7 de los 10 cursos más utilizados de LinkedIn Learning ya estaban en Degreed Open Library y, gracias a eso, con el tiempo pudo ahorrar más de USD 1 millón.
La auditoría sienta las bases para todo lo demás. Si no se hace, se optimizan los gastos en función de suposiciones (que suelen ser falsas).
2. Racionalizar: compara los costos con los efectos en la empresa
Cuando uno cuenta con el panorama completo, debe dejar de preguntarse de qué recursos dispone y plantearse qué necesita. “Racionalizar” significa evaluar las herramientas en función de las necesidades de la empresa y elegir el conjunto más reducido de tecnologías que aporte los mayores beneficios cuantificables.
Para esto hay que tener muy en cuenta las integraciones. Las plataformas que se adaptan perfectamente a tu conjunto actual de tecnologías de RR. HH. requieren menos tiempo, esfuerzo y tareas administrativas que los sistemas desvinculados. Además, son flexibles y se adecúan a tus prioridades, por lo que no es necesario pensar en reemplazarlas cada vez que la empresa cambia de rumbo.
El objetivo no es encontrar las herramientas más económicas, sino las más convenientes para tu estrategia de aprendizaje y desarrollo, y dejar de pagar el resto.
3. Unificar: menos proveedores, ahorros concretos
En el proceso de racionalización se determina lo que hace falta recortar. En la etapa de unificación de proveedores, se reduce el ecosistema para contar con menos herramientas, mejorar la eficiencia y bajar los gastos.
En lugar de mantener una colección de soluciones puntuales, conviene unificar menos sistemas interoperables que sean más abarcativos. De acuerdo con Fosway, con este método se ahorra, en promedio, entre el 20% y el 30% de los gastos directos en proveedores. Para una empresa mediana, esa es una cifra considerable.
Con la unificación, también disminuyen los gastos ocultos que no aparecen como partidas presupuestarias: el tiempo dedicado a gestionar los proveedores, las integraciones repetidas y los datos incongruentes de las distintas plataformas. La misma empresa de telecomunicaciones que forma parte de la lista Fortune 100 e hizo una auditoría logró recortar sus proveedores de contenidos en un 50 % y liberó parte del presupuesto para otras prioridades estratégicas, todo sin sacrificar las ventajas de los programas de aprendizaje.
4. Priorizar: invierte en los resultados buscados por la empresa
Una vez unificados los proveedores, los fondos liberados se pueden reasignar a programas directamente relacionados con los resultados que busca la empresa: el dominio de la IA, el desarrollo de la capacidad de liderazgo, el cumplimiento de las normas, la transformación digital y la capacitación estratégica para roles de atención a los clientes.
Este cambio cobra particular importancia cuando se plantea como argumento ante el área de Finanzas. A los directores de este departamento no les interesan los indicadores de participación en las iniciativas de aprendizaje, sino los resultados para la empresa: abreviar el plazo hasta alcanzar el grado de competencia deseado, depender menos de las contrataciones de personal externo y aumentar ostensiblemente la productividad. Si se priorizan los programas ligados a esos resultados, se adquiere credibilidad y se logra convencer a los responsables del presupuesto del año próximo.
La forma más eficaz de alcanzar ese nivel de credibilidad es tener acceso a datos sobre las habilidades que evidencien la relación entre lo que se invierte en programas de aprendizaje y las capacidades que necesita la empresa. Cuando se demuestra qué programas propician el desarrollo de las habilidades necesarias para lograr los objetivos estratégicos de toda la empresa y cuáles no, es mucho más fácil decidir qué se debe priorizar.
5. Medir: presenta las pruebas para conseguir presupuesto
Los ahorros no cuentan como ROI hasta que se registran de manera tangible. La última medida consiste en implementar sistemas de puntuación y marcos de cuantificación que conviertan las actividades de aprendizaje y desarrollo en variables que el área de Finanzas pueda medir.
Registra los índices de primer uso efectivo de las soluciones, el aprovechamiento de las licencias y los parámetros de rendimiento ligados a los programas de desarrollo profesional, además del costo por aprendiz comparado con el modelo anterior. McKinsey calcula que la IA generativa por sí sola puede reducir entre un 40 % y un 60 % el plazo necesario para preparar contenidos, pero ese tipo de eficiencia solo impacta a los altos mandos si se registra y comunica con términos que ellos puedan entender.
El objetivo es demostrar que las iniciativas de aprendizaje son importantes porque influyen en los indicadores fundamentales de la empresa. Las compañías que apliquen esta disciplina a las mediciones (repasos trimestrales de los sistemas de puntuación, modelos de gastos anteriores/posteriores, carpetas de pruebas para el área de Finanzas) serán las que logren proteger su presupuesto en épocas de recortes e incrementen las inversiones cuando mejoren las circunstancias.
La oportunidad que esconde tu conjunto de tecnologías
La forma ideal de avanzar es invertir con más inteligencia. Al auditar el ecosistema de tecnologías, racionalizar y unificar los proveedores, priorizar los programas ligados a los resultados que busca la empresa y medir los factores verdaderamente influyentes, los equipos de Aprendizaje y Desarrollo pueden generar efectos más trascendentes con menos soluciones y por un costo menor. Además, pueden armar un argumento sólido para cada gasto que hagan.
Los siguientes materiales te pueden ayudar a entender más a fondo las medidas que presentamos.
Descarga Gastos inteligentes: guía de eficiencia para los directores de Aprendizaje y Desarrollo. Podrás ver un análisis exhaustivo de los aspectos en los que los equipos de Aprendizaje y Desarrollo gastan en exceso y cómo, gracias a la IA, pueden dejar de ser centros de costos y empezar a hacer aportes estratégicos a la empresa con rapidez.
Luego, no te pierdas Cómo recortar los gastos de aprendizaje y optimizar las inversiones, el plan de acción de 90 días que plantea Degreed con un cronograma semanal para gastar con inteligencia. Incluye plantillas de trabajo e informes para presentar ante el área de Finanzas.
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