Si trabajas en el área de Finanzas o Compras, sabes lo que se siente al tener que negociar las condiciones de renovación de un contrato con un proveedor de software importante cuando tu empresa usa sus soluciones para absolutamente todo. Todos saben que cambiar de plataforma sería un dolor de cabeza.
Dada esa disyuntiva, en la renovación de los contratos suele parecer que no hay lugar para el diálogo.
Se repasan las cláusulas y, cuando la situación lo permite, se ejerce presión con el objetivo de evitar aumentos. Algunas veces, se consigue ajustar ciertas cuestiones; pero otras, no. En cualquier caso, el proceso guarda más bien la apariencia de una mera formalidad que la de una verdadera evaluación de lo que necesita la compañía y de las prestaciones que brinda la tecnología.
Esta situación es muy común. Según TechTarget, alrededor del 71 % de las empresas prefieren seguir utilizando la misma tecnología o software y recurrir al proveedor de SaaS de siempre, aunque estén disconformes.
El año pasado, empecé a asumir tareas que vinculan más el área de Finanzas con la de Compras y le di un uso completamente distinto a Degreed Maestro, la IA pensada para aprender. Ya había usado esta herramienta en sesiones de coaching, así como para planificar mi estrategia comunicacional y resolver situaciones que exigían habilidades de liderazgo; pero, cuando se acercaba el momento de renovar contrato con varios proveedores, comencé a usar Maestro para prepararme a fin de encarar el ciclo de compras en sí. La IA no sustituyó mi criterio profesional ni hizo mi trabajo, sino que adoptó la figura de coach y me ayudó a analizar el proceso antes de sentarme a la mesa a negociar.
Cómo usar Maestro antes de abrir diálogo con un proveedor
En el área de Compras, la primera interacción con un proveedor puede sentar las bases de cómo se dará la relación de allí en adelante. Si te ve muy informal, quizás dé por descontado que la renovación del contrato no es más que una rutina y que no hay por qué hacer ajustes. Si, por el contrario, percibe una actitud muy rígida, corres el riesgo de perjudicar una relación que todavía es importante. Es muy difícil encontrar el equilibrio justo, sobre todo cuando uno no se dedica a negociar de forma profesional y, además, debe mantener una relación comercial fructífera.
Ahí fue cuando Maestro me vino muy bien. No solo me dio el guion ideal, sino que también me ayudó a serenarme y prepararme para entablar el diálogo. Le planteé la situación, cómo era la relación con el proveedor y le comenté el contexto comercial. A continuación, le pedí que me ayudara a adecuar el mensaje.
Además, usé Maestro para ajustar el tono de la conversación e hilvanar mi discurso. Por ejemplo, le pedí que analizara los intercambios aplicando los principios de negociación e influencia que emplean ciertos especialistas en el tema, como Chris Voss, Robert Cialdini y Robert Greene.
La idea no era que la IA me diera un curso de negociación ni que se pusiera muy táctica, sino ahondar en la intención y la naturaleza de la charla; por ejemplo, cómo recibiría el mensaje el interlocutor y en qué aspectos debía mantener una postura firme sin sonar combativo. A partir de ahí, le pregunté a Maestro qué actitud me convenía adoptar y qué no debía decir, además de qué podía hacer para guardar cierta distancia sin parecer hostil.
Practicar para la negociación de verdad
Si Maestro me hubiera dado un guion y nada más (como habría sido el caso con un LLM genérico), no habría tenido en cuenta la versión de los interlocutores y las respuestas habrían sido muy categóricas. Por el contrario, sus sesiones de coaching y sus juegos de rol me permitieron practicar con más flexibilidad.
Con Maestro, pude ensayar de principio a fin. Esa es una de las mayores diferencias que ofrece la solución. Usé el modo de voz para repasar las conversaciones con total naturalidad. Pude parar, hacer digresiones, volver a empezar y decir lo mismo de distintas maneras. Maestro me respondió, hizo pausas y me cedió la palabra, tal como en una conversación de verdad con un supervisor.
Además, me ayudó a entrar en ritmo, templar mi forma de expresarme, pensar en qué momento guardar silencio y reflexionar sobre cómo sonarían mis palabras. Incluso le pedí que agregara pausas a un guion para poder usarlo como guía al practicar.
Gracias a todo esto, me sentí mucho más cómodo en las interacciones de verdad. No me sabía de memoria todo lo que quería decir, pero sí había trabajado las partes difíciles. Me había escuchado decirlas en voz alta. Las diseccioné y tuve en cuenta las observaciones directas de Maestro. De esta forma, tuve una noción más clara de lo que quería que escuchara y supiera el proveedor.
Coordinar las prioridades de las áreas de Finanzas y Compras
A la hora de renovar contrato, nuestra intención fue abrir el diálogo con la pregunta oportuna: qué necesitaba la empresa y si el contrato vigente seguía aportándonos beneficios.
En los ciclos de compras, suelen participar diversos actores internos. Por un lado, está el equipo de Finanzas, que por lo general hace hincapié en optimizar los gastos, y los dueños de la empresa, cuyo objetivo es garantizar la continuidad de la actividad y los servicios. Por otro lado, los directivos pueden tener prioridades más amplias, como resultados comerciales cuantificables y la transformación en torno a la IA, mientras que el área de TI insiste en la integración de los sistemas, la seguridad de los datos y la interconectividad de estos elementos en el conjunto de tecnologías. Todas estas prioridades son válidas, pero al proveedor solo le debe llegar un argumento coherente y consolidado.
Con Maestro, pude organizar y estructurar esa argumentación. Analicé los motivos de la empresa, el tono de mis palabras y los temas de debate internos que tratar para poder avanzar con el diálogo. Esta dinámica me permitió formular un discurso claro al que podían recurrir tanto el área de Finanzas como la de Compras para resolver otras situaciones complejas similares.
Así fue como la renovación de los contratos perdió su elemento confrontacional.
Propiciar condiciones favorables para renovar contratos
Con Maestro, ya había armado planes de desarrollo profesional y hecho sesiones de coaching (incluso le pedí consejos laborales), pero esta fue la primera vez que usé la herramienta para conseguir resultados financieros concretos.
Gracias a la preparación que nos dio Maestro, toda el área de Compras pudo negociar ahorros importantísimos. En algunos casos, se pautaron mejores precios; en otros, condiciones más favorables o acuerdos de servicio superadores. Pero, además, logramos discernir con más claridad si un determinado proveedor aún es capaz de responder a nuestras necesidades.
El común denominador no fue una táctica de negociación aislada, sino la preparación para encarar el asunto.
Por qué esto es importante
Lo mío son las finanzas, no me considero muy ducho para las negociaciones. Me interesan los negocios, los cálculos y la continuidad de la relación comercial con nuestros proveedores para poder seguir trabajando con ellos a largo plazo.
Gracias a Maestro, el ciclo de compras se volvió un proceso más prudente y menos automatizado. Pude asegurarme de no llegar a las negociaciones sin experiencia previa.
Esto es fundamental para quienes trabajan en el área de Finanzas, Compras o en cualquier otro departamento en el que se trate con proveedores.
Para mejorar las condiciones de compra, no siempre es necesaria una estrategia drástica de negociación, pero sí conviene prepararse muy bien para la próxima charla importante. Maestro me dio justamente eso.
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