La reunión presupuestaria se dio por finalizada, la tajada para el área de Aprendizaje y Desarrollo es más chica que nunca y el director de Finanzas te está pidiendo números: ¿en qué puedes recortar gastos sin dejar de cumplir los objetivos del presupuesto?
Instintivamente, la mayoría de los equipos de Aprendizaje da de baja programas: una biblioteca de cursos por aquí y una licencia de contenidos por acá. En apariencia, se percibe como disciplina fiscal; pero, en la práctica, esto suele empeorar el problema de fondo en relación con los costos.
Cuando se recorta el presupuesto destinado a las iniciativas de aprendizaje, a la larga no se reducen los gastos, sino que se trasladan a otras áreas, como a una mayor lentitud en el onboarding y brechas de habilidades cada vez preocupantes, así como una mayor rotación y una menor preparación del personal porque su desarrollo profesional se ha aplazado.
La verdadera oportunidad de ahorro está en un aspecto que la mayoría de los equipos siguen pasando por alto.
Los presupuestos están congelados, pero las expectativas crecen.
De acuerdo con Gartner, el 65 % de los directores de RR. HH. prevé que, en los próximos dos años, los presupuestos no aumentarán o se reducirán. A su vez, las empresas sufren una presión inaguantable a fin de fomentar el dominio de la IA, subsanar las brechas de habilidades fundamentales y formar a la próxima generación de directores cuanto antes para poder amoldarse a los cambios vertiginosos del mercado.
Ante esta situación, los directores de Finanzas no hacen la vista gorda: los equipos exigen un rendimiento tangible y cuantificable en toda inversión de capital humano que hagan; y el área de Aprendizaje y Desarrollo no está exenta a ese control exhaustivo. La brecha entre los objetivos de las empresas y la partida presupuestaria que tienen a su disposición los equipos de Aprendizaje no acarrea solo un problema económico, sino una cuestión de credibilidad para esta área.
La mayoría de los equipos de Aprendizaje aún no están en condiciones de encarar este planteamiento. En las reuniones sobre presupuesto, presentan datos sobre las tasas de contenidos finalizados y el índice de participación de los empleados, aunque el director de Finanzas está más interesado en los costos ahorrados, el aumento de productividad y la retención del personal. Las inversiones del departamento de Aprendizaje y Desarrollo pueden ser infalibles, pero, muchas veces, el argumento comercial que las sostiene hace aguas, sobre todo si no se justifica con la prueba de rentabilidad que esperan los directivos.
Sin embargo, antes de recortar aunque sea un solo programa de aprendizaje, debe plantearse una pregunta mucho más importante: ¿en qué se malgasta principalmente el presupuesto?
En qué aspectos concretos se gasta en exceso
Según la investigación Digital Learning Realities de Fosway, las grandes empresas recurren a un promedio de más de 11 proveedores de programas de aprendizaje, pero muchos de estos ofrecen contenidos, funcionalidades y licencias que se superponen. En muchos casos, las compañías pagan varias veces por las mismas capacidades.
Considera este aspecto en particular: en cualquier momento dado, en las empresas se desaprovecha entre el 30 % y el 50 % de las licencias de SaaS. Se calcula que, en todos los sectores, el costo anual de los programas de software que no se usan es de USD 18 millones. Con las plataformas de aprendizaje y los proveedores de contenidos sucede lo mismo.
Una compañía de telecomunicaciones de la lista Fortune 100 se hizo exactamente este planteo y ahorró USD 1 millón tras reducir los contenidos repetidos con Degreed, sin tener que recortar ni un solo programa.
Este tipo de gastos innecesarios suele concentrarse en aspectos predecibles: bibliotecas de contenidos duplicadas, licencias de plataformas superpuestas y exceso desmedido de proveedores que ofrecen las mismas funciones en sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), plataformas de experiencia de aprendizaje (LXP), mercados de contenidos y herramientas de microaprendizaje. Además, los departamentos hacen cada vez más compras puntuales por separado, sin la supervisión de las áreas centrales, lo cual supone un problema creciente. Los equipos de TI denominan esta práctica “TI en las sombras” y representa casi un tercio de lo que gastan en software las empresas.
Es importante analizar las diferentes categorías, hacer foco en aquellas en las que suele haber más gastos en exceso y auditar con un método de diagnóstico la situación actual de la empresa.
Qué dato clave necesitan los directores de Finanzas
El primer paso consiste en analizar de dónde proviene el gasto en exceso; el segundo, en armar el argumento comercial.
Los directores de Finanzas no se valen de las métricas de participación para evaluar lo invertido en programas de aprendizaje, sino que buscan indicios de que el gasto aporte beneficios tangibles para la empresa, como pruebas contundentes de lo ahorrado gracias a la unificación de sistemas, de que se redujo la relación tiempo-grado de competencia deseada, los resultados de retención de personal y datos sobre la movilidad interna. Las tasas de finalización no dan cuenta de nada de eso.
Cuando los equipos de Aprendizaje ponen sobre la mesa este nivel de detalle para optimizar el presupuesto, es más probable que el departamento de Finanzas se muestre más receptivo. Este cambio de presentación es menos técnico de lo que parece. Es cuestión de plantear las inversiones en programas de aprendizaje empleando el lenguaje que utiliza el equipo de Finanzas: costo por competencia, menor dependencia de las contrataciones externas, onboarding más ágil para los roles fundamentales. Estos resultados no son teóricos, sino prácticos y cuantificables.
A fin de evaluar cualquier iniciativa de aprendizaje desde lo económico, es imprescindible entender los objetivos particulares de los directores de Finanzas.
La inteligencia artificial transforma el panorama económico en 2026
Las empresas que mejor se acomodan aun con presupuestos ajustados no se limitan a auditar los gastos que tienen, sino que primero recurren a la IA para optimizar el costo de los programas de adquisición de competencias.
Según McKinsey, la IA generativa puede reducir entre un 40 % y un 60 % el plazo necesario para preparar contenidos. Más aún, la eficiencia se plantea a nivel general: una plataforma de IA permite depender menos de distintas herramientas para contar con contenidos o gestionarlos, correlacionar habilidades, recomendar contenidos a los empleados o hacer análisis. Cuando se reduce la cantidad de proveedores, se baja el costo total de propiedad, hay menos integraciones que mantener y disminuye la carga de trabajo administrativa del área de Aprendizaje y Desarrollo.
Los equipos de RR. HH. y de Aprendizaje y Desarrollo que están aplicando esta estrategia sin demora no consideran la IA una herramienta complementaria, sino que la utilizan como un eje articulador para eliminar los sistemas redundantes que vienen abultando sigilosamente su presupuesto y demorando sus procesos de trabajo desde hace años.
Gastos inteligentes para sostener el éxito a largo plazo
Aunque el presupuesto sea ajustado, tu plantilla de personal no tiene por qué perder aptitudes. Las empresas que, a partir de estas circunstancias, consigan una ventaja competitiva no serán las que hagan los recortes más drásticos, sino aquellas que inviertan de forma estratégica.
Para ello, es necesario analizar en qué aspectos se malgasta el presupuesto, entender qué pretende el director de Finanzas y elaborar un plan concreto para convertir el área de Aprendizaje y Desarrollo en un motor de adquisición de competencias, en vez de un centro de costos.
Nuestra guía completa “Gastos inteligentes” incluye un método de cinco pasos para ahorrar costos, una lista de pruebas contundentes para presentar al director de Finanzas y consejos específicos sobre cómo la IA puede multiplicar los ahorros del área de Aprendizaje y Desarrollo. Descárgala y defiende tus propuestas de aprendizaje con argumentos irrefutables, viables a largo plazo y redituables.
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