Para los equipos de Aprendizaje y Desarrollo, la presión por implementar soluciones de IA y promover la adopción de esta tecnología es aplastante. En muchos casos, hasta los hace sumar otro proveedor más al conjunto de tecnologías de su empresa. No obstante, ese apremio urgente por “hacer algo con la IA” (que, por lo general, proviene de los altos mandos) puede desequilibrar incluso los procesos de selección de proveedores y compra mejor intencionados y, así, terminar convirtiendo una inversión estratégica en un error costoso.
Empezar a trabajar con una plataforma o herramienta nueva puede despertar mucho entusiasmo. Las posibilidades parecen infinitas, sobre todo cuando se intenta resolver un problema importante de la empresa que viene causando complicaciones desde hace mucho tiempo. Sin embargo, cualquiera que haya tenido que escoger entre diferentes proveedores de tecnología sabe que es una tarea ardua y que los errores cuestan caro.
Como cada vez más empresas adoptan soluciones de IA, todas las miradas están puestas en el proceso de selección. Nunca tuvo tanta importancia disponer de un sistema de evaluación estructurado que resista el análisis de los directores de RR. HH., TI, Finanzas y de los ejecutivos. En el proceso de selección y demostración, no es de extrañar que los directores de Aprendizaje y Desarrollo (los encargados de coordinar las prioridades dispares de esas partes interesadas) pasen por alto cuestiones fundamentales.
En el mejor de los casos, cuando los criterios de las distintas áreas interesadas no coinciden, el proceso se demora. En el peor, aparecen fallas considerables después de la implementación. Según Capterra, el 60 % de los compradores de software se arrepienten de sus adquisiciones recientes. La mayoría de las veces, ese arrepentimiento se debe a que las prioridades no son unánimes, se omiten etapas de evaluación o se avanza demasiado rápido sin aplicar pautas atinadas.
Ante esta situación, los directores de Aprendizaje y Desarrollo que se proponen elegir su plataforma de aprendizaje con IA ideal se sienten más acorralados que nunca. Las soluciones evolucionan a la velocidad de la luz, y lo mismo sucede con las capacidades que necesita el personal. Antes de empezar a programar las demostraciones de los proveedores, lo más importante es definir qué se necesita en concreto.
No dejes que las funciones más llamativas guíen tu decisión
El panorama de plataformas de aprendizaje con IA es abrumador y cambia todo el tiempo. Algunas tienen funciones impresionantes. Por empezar, permiten generar contenidos dinámicos, simular sesiones de coaching al instante y evaluar las habilidades con IA.
Es fácil maravillarse con las posibilidades, pero lo que debes plantearte es qué necesita tu empresa, no qué se puede lograr con la plataforma. Cuando se evalúan distintos proveedores, la etapa más importante se da antes de conocerlos, ya que lo principal es definir cuáles son los criterios que determinan qué es lo más conveniente en tu caso.
Las listas de criterios para seleccionar proveedores obligan a actuar con disciplina. Con ellas, los objetivos específicos de tu empresa (por ejemplo, subsanar las brechas de habilidades, adquirir capacidades para usar la IA, facilitar la movilidad interna del personal, vincular los programas de aprendizaje con los resultados de la compañía) se transforman en requisitos concretos y cuantificables. Además, permiten que las distintas partes interesadas hablen el mismo idioma, ya que de otro modo, evaluarían al mismo proveedor desde puntos de vista totalmente diferentes.
Qué se debe evaluar: los cinco aspectos más importantes
Cuando se evalúan soluciones de aprendizaje con IA, hay cinco aspectos para los que es necesario sentar criterios clave antes de empezar.
- Funcionalidades troncales
Este es el factor con el que empiezan la mayoría de las evaluaciones, y con justa razón. Si bien tus necesidades pueden fluctuar, hay varias funciones imprescindibles que todo proveedor de soluciones de aprendizaje con IA que se precie de tal debe ser capaz de demostrar:
- ¿La plataforma puede recomendar contenidos en función de los roles y de las brechas de habilidades valiéndose de la IA?
- ¿Permite administrar taxonomías dinámicas de habilidades, ofrecer itinerarios de aprendizaje personalizados y gestionar contenidos de varios proveedores?
- ¿Da la posibilidad de hacer sesiones de coaching y simulaciones? ¿En qué medida se pueden adaptar a casos de uso particulares?
Estos son los requisitos mínimos indispensables que deben tener las soluciones de aprendizaje con IA modernas. Sin estas características, los proveedores pierden ventaja.
- Correlación estratégica
En esta etapa, se confirma el valor de las funcionalidades troncales o se pone en evidencia que la propuesta es puro artificio. El proveedor ideal debe poder atender las necesidades clave de tu empresa y demostrarlo. Y punto. Es lógico pretender que la plataforma de aprendizaje con IA elegida promueva el desarrollo profesional de los talentos en función de sus habilidades, facilite la movilidad del personal, correlacione los programas de aprendizaje directamente con la planificación de la plantilla de trabajadores y permita tomar decisiones a partir de datos sobre las competencias de los empleados. Si un proveedor no puede dar cuenta fehaciente de estos resultados, no debe seguir avanzando por el proceso de evaluación, por más interesantes que sean sus funciones de IA. Al fin y al cabo, las demostraciones deslumbrantes no contribuyen en nada a adquirir las capacidades que faltan.
- Integración y adecuación al ecosistema
Este criterio, que es innegociable y se suele subestimar hasta que ya es demasiado tarde, es decisivo para la compra. De poco sirve la mejor plataforma de aprendizaje con IA del mundo si no se conecta con tu ecosistema actual de tecnologías (por ejemplo, el HRI, el LMS o tus bibliotecas de contenidos). Lo primordial es que no se superponga con las herramientas que ya tienes ni funcione de manera aislada. Evalúa cómo se adapta cada solución a tu conjunto actual de tecnologías en la práctica, no solo en la teoría.
- Colaboración y asistencia
Dos factores que atenúan verdaderamente los riesgos son contar con un servicio de asistencia y un equipo exclusivo para facilitar la implementación. Busca proveedores que puedan demostrar los resultados de otros clientes, presten servicios de asesoramiento para iniciativas complejas (como estrategias de habilidades y proyectos de gestión de cambios) y dispongan de referencias de otras empresas similares a la tuya por su tamaño y complejidad. Sin esto, te expones a comprar un problema en lugar de una plataforma.
- Flexibilidad e innovación
Las funcionalidades de IA avanzan con rapidez, y una plataforma que se adapta a tus necesidades hoy tal vez quede muy atrasada en 12 meses. Evalúa la transparencia del plan de acción del proveedor, su compromiso con el uso responsable y ético de la IA y las innovaciones sustanciales que haya en su trayectoria, más allá de lo que promocione habitualmente. ¿Experimenta con nuevas funcionalidades? ¿La solución es segura cuando se aplica a gran escala? La seguridad de nivel empresarial es vital, sobre todo con los avances constantes de la IA.
Para consultar una lista completa de funciones imprescindibles que deben tener las tecnologías de aprendizaje con IA, descarga nuestro Manual de argumentos comerciales para directores de Aprendizaje y Desarrollo.
Plantea estas preguntas en la demostración
Con la lista de verificación de funcionalidades, podrás preseleccionar las demostraciones más adecuadas. En la etapa de demostración, se distingue a los proveedores que se limitan a hablar sobre las funcionalidades de los que efectivamente pueden mostrarlas.
Prepara preguntas que pongan a prueba los típicos discursos de ventas. A continuación, te dejamos algunos interrogantes para abordar temas fundamentales.
Si quieres ahondar en la IA y la personalización, pregunta lo siguiente:
- ¿Cómo hace el motor de IA para recomendar contenidos en función de las habilidades o los roles?
- ¿Cada cuánto se actualiza el modelo de IA?
Si te interesa saber cómo es la inteligencia sobre las habilidades, pregunta lo siguiente:
- ¿Cómo se definen y gestionan los datos sobre las habilidades en la plataforma?
- ¿Podemos hacer un seguimiento de la adquisición de habilidades de cada empleado y equipo y de toda la empresa?
Si quieres que te expliquen cómo facilitan la concreción de las estrategias, pregunta lo siguiente:
- ¿Pueden darnos ejemplos de resultados que lograron sus clientes empresariales?
Las respuestas a estas preguntas (y muchas otras) te permitirán saber todo lo necesario para determinar cómo colaboraría contigo cada proveedor después de la firma del contrato.
El producto es el proceso
Una buena evaluación de los proveedores no es solo una forma de elegir la solución adecuada. Es la oportunidad de lograr que todas las áreas de tu compañía lleguen a un consenso sobre los objetivos buscados, que la responsabilidad de la decisión sea compartida y que tengas los datos esenciales para presentar un argumento comercial convincente ante tu empresa en particular, no cualquier otra.
Los compradores de tecnología que duermen tranquilos por las noches son los que encaran este proceso con rigor: una lista de criterios clara, las preguntas más certeras y una definición común de lo que se considera aceptable.
Si quieres consultar la lista completa de criterios para seleccionar proveedores, el cuestionario para las demostraciones y todo lo que necesitas para tomar una decisión y defenderla con confianza, ya sea en la etapa de consenso de las partes interesadas o la validación de las pruebas piloto, descarga el Manual de argumentos comerciales para directores de Aprendizaje y Desarrollo.
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